群雄逐鹿——零售行业信息化概况
随着零售业的集约化发展，连锁经营的步伐已经离我们越来越近。只要稍加留意，你就会发现，周边的士多、餐馆、服装等门店，已经被连锁店占去了半壁江山。随着美宜佳、哎呀呀等连锁品牌获得的巨大成功，零售业迎来了新一轮的资源整合，而虎彩文用正是在这种大背景下，顺应连锁潮流，以时尚文化产业为切入点发展起来的。
与连锁业的轰轰烈烈相比，连锁软件的集中度相对却还并不算高。根据相关统计，即使占比最大的SAP零售解决方案，虽然占着中石化等大客户资源，其占有率仍然只有7%，国内软件也是相对分散。在这种群雄逐鹿的背景下，经过精心的市场比对，上海海鼎以其经营业态相似、市场占有率较高而进入我们的视线。这家有着十五年发展历史的软件公司，通过美宜家、河北国大、浙江左邻右舍等典型客户，实现了跨越式发展，在小店大连锁领域占有着重要一席。
在珠三角，提起零售连锁企业，最为人们熟悉的应该是以便利店连锁起家，已经有着三千多家连锁加盟便利店的美宜佳了，这个由东莞市糖酒集团投资的连锁王国，通过“投资美宜佳”的宣传扩张，已经在珠三角造就了一个新的产业。为了了解这个连锁王国的信息化支持情况，2010年3月10日，周总、罗总等一行四人访问了位于东莞市体育路的美宜佳总部，就软件应用方面与信息总监等人进行了细致的交流，对海鼎系统的应用情况进行了了解。3月11日，罗总、许迎丰、王士彦一行三人访问了位于上海市闵行区的上海海鼎信息工程股份有限公司总部，经过考察，对海鼎公司的技术实力与公司文化有了进一步的了解。经过公平的比对，最终确定与海鼎公司的合作。
蓝图绘就——记文用项目蓝图的形成
通过引入先进的连锁软件系统，实现对公司整体运作效率的提升，从而提高公司的营利能力，是这次周总对系统实施的总体要求。如何把海鼎公司在连锁经营方面多年的经验沉淀转化为适应虎彩文用发展的运作模式，则是系统蓝图需要首要解决的问题。
海鼎公司顾问进驻文用，项目组正式开始了系统实施之路。在6月9日的项目启动会议上，项目总负责人周总对项目提出了明确要求，项目总监罗总就过程中可能遇到的困难也做了说明。顾问方项目经理吴先生就项目里程碑及推进方式做了说明。项目经理许迎丰、王士彦根据参与人员较多、项目复杂度较高的现状，拟订了项目管理制度。标志着这个经过半年多筹备的项目终于正式上路。
与启动会议上轻松的氛围不同，随着项目组工作的开展和业务访谈过程的深入，问题渐渐累积起来，形成了长长的问题列表。而这些问题，将是项目实施过程中必须给出解决方案的关键点。文具连锁的特别要求，加上批发渠道的管理要求，让顾问们感到了一定压力。
经过两轮培训与业务访谈，顾问对文用业务有了进一步的了解，项目组关键用户对海鼎系统也有了更加深入的认识，此后，项目转入业务流程的梳理阶段。
在绘制蓝图的过程中，周总发挥了他在流程整合方面的优势，对流程文档的格式与体现形式做了具体部署。他强调，流程是着眼事务处理的，是活的，流程的重要节点与控制点要容易识别，它只能从业务的角度出发绘制，强调的是应该如何做，从而有更强的可操作性。因此，他要求这次形成的流程文件，必须是可以直接发布的业务流程，是包括了软件与非软件因素的处理流程，明确到岗位、顺序以至时间，而不能仅仅是海鼎系统的操作流程。
蓝图阶段是艰苦的。各位关键用户都是业务骨干，各位项目组长更是部门直接负责人，一方面工作繁重，一方面对业务的理解最深透。随着问题列表变的越来越长，时间显得越来越不够用。有时一个问题可能涉及到其他部门人员，又要进行跨部门讨论。为了项目如期上线，项目组针对这种情况制订了项目加班计划，不仅启动组长的每日碰头会制度，还把周六确定为例行加班时间，凡未能按进度完成问题讨论或资料提交的，都主动加班完成。
经过两个月的艰辛历程，项目组终于形成一份份流程文件，并提交企管部审核。而各小组以此为基础整理而成的蓝图汇报材料，不过是这些流程中最有代表性的亮点。8月3日的蓝图汇报，得到了总裁的肯定。
#p#副标题#e#串演进行时——操作培训与流程串演
随着各模块业务流程的确认，一些开发需求也陆续提交到海鼎总部，开始了程序的开发工作。而现场的顾问，在进行完各项遗留问题的讨论后，就展开了系统的操作培训与流程串演。
培训是连接蓝图与应用的重要一环，而串演，不但担当着培训的任务，更是对系统功能的全面检验。当时由于正值大学讯时期(9月开学期间)，根据各部门的时间情况，项目组确定从采购部开始，依次安排财务、销售、运营和物流部全体员工参加培训。
说到培训，不得不讲到我们的内部讲师队伍，他们是：人力资源部的张秀琼、黄涌，运营部的朱雅诗、张锐、唐静怡。由于本次同时切换的门店有一百多家，按照每个门店培训两位带班人员的标准，需要培训近三百名门店人员，而培训课程需要一整天的时间。即使开办每班三十人的集训班，也需要开办十期才能完成培训。内部培训师的培养成为完成任务的重要保障。8月27日下午，由项目经理和海鼎顾问对内部讲师召开了第一次会议，对内部讲师在本次项目中的定位、要求、分工以及培训工作对自己职业素养提升的意义进行了说明。通过此后展开的区域主任培训班和前两期店长培训班中的学习与锻炼，他们顺利担当起了后八期店长培训班的任务。黄涌的课讲的风趣幽默，引人入胜;朱雅诗的课讲的条理清晰、耐心细致，更是受到了店长们的好评。
在此期间，主数据的整理也是重要一环。从9月16日开始，冻结主数据工作开始，数据组开始整理商品、供应商、客户等各项主数据。由于前期已经做过一轮整理，所以可能遇到的困难已经心中有数，这些数据也作为后期串演的主数据使用。
由于开发工作尚未完成，个别功能完善较晚，加上大家熟练度不够，第一次的串演进行得并不是很顺利。顾问决定启动第二轮和第三轮串演，经过的次数多了，大家对流程的理解也就更加深刻了。最后一次串演一直进行到上线前一天。
今夜不眠——记系统切换瞬间
9月25日是计划切换的日子，也是项目组期待已久的时刻。准备了这么长时间，现在要全面切换上线了，想想都让人激动。然而切换之路却是曲折的。从门店的硬件改造，到门店的系统安装部署，再到最终切换上线，可谓一波三折。
同时切换一百多家门店，每个门店又有两台电脑，且都要与总部通讯，这是一个不小的改造工程。然而由于对工作难度估计的不足，造成了时间的滞后，已经成为上线的瓶颈。面对此问题，项目组果断确定，通过分头行动，出差门店的方式解决问题，三位顾问、四位公司人员，兵分七路，分别向门店进发，上演了一次“七剑下天山”的故事。由于海鼎还没有发布最终版本的程序，所以这次“下山”的任务，就是把各门店的网络搞通。这次噩梦还未完成，接着又是一次程序下发的任务，而方式，也是连线到门店远程处理。加上最后一次网络普查，已经是三次与门店直接交互了，十几天的痛苦过程，让大家口干舌燥，但经过这个过程，门店都熟悉总部要做啥事了，电话一打过去，就知道该怎么配合，反倒为上线做好了人员培训方面的准备。
9月25日是一个不眠之夜，系统切换就是在这个夜晚完成的。从头两天开始，在办公区选定的八部电话、八个座位、八位切换勇士，就已经做好了连线门店的准备：电话开通了对内直拨，切换流程进行了细心整理，参与人员进行了精心培训，切换时间进行了再三确认，运营部也向门店传达了当天营业的结算、留守值班人员直到自己门店切换完成等事项。为了保证门店数据上传的完整性，财务部对门店数据核查给出了明确的确认方案：只有门店上报的营业款与实际统计的营业款经过财务门店会计确认一致后，才算数据完整，才能进行系统切换。原来还担心确认会不够及时，实际却快的很，短短二十分钟后，就已经有大半的门店完成了核查工作，各位切换人员投入连线工作。
凌晨一点时，周总和罗总来到现场给大家加油。大家手头上未完成的门店数已经越来越少，完成较快的开始帮助较慢的一起处理。大约两点钟时，除十二家店后台打印存在小问题，将于第二天处理外，所有门店收银机已经全部就绪。
门店切换的完成，标志着第二天门店可以使用新系统正常工作了，处理门店的人员工作告一段落，项目组转入动态数据的构建处理中，特别是库存数据。由于在转换过程中使用了部分代码合并，价格带商品的转换成为难点之一。早上六点多，库存数据导入系统并校验完毕，至此，切换工作基本完成。
不见不散——记门店应用跟进
2010年9月26日，经过了一夜上线考验的门店组同仁，已经准时到岗，开始迎接一百多家门店上线第一天的挑战，这里是新的环境、新的设置、新的操作，随时可能出现各种意想不到的异常情况。虽然经过了半个多月的培训、三次串演，但实际应用环境是复杂的，测试环境不可能完全涵盖各种问题。
为了把问题消灭在萌芽之中，减少门店的困惑，减轻热线压力，门店服务小组使用了主动服务的方法，针对昨天十来家后台电脑访问前台小票打印机的问题进行了优先处理，同时对数据上传情况进行了严密跟踪，根据数据上传情况，在相应报表的提示下，对数据没有正常上传的门店有针对性地进行了主动式跟进服务。经过一上午的奋战，除一家门店停电、一家门店休息外，所有门店都实现了正常使用。下午，服务热线占线明显减少，系统基本进入了正常使用状态。
三个多月的时间，虽不算长，却让海鼎顾问与虎彩文用用户结下了深厚的友谊，在项目过程中大家的辛苦付出与团结协作深深地留在每个项目组成员心中，特别是海鼎顾问们扎实忘我的工作作风，为项目的如期上线提供了重要保证。
上线，对于系统的应用来说，只是万里长征的第一步，解决应用中的问题，并扩展应用领域，适应管理需求，则是上线后很长一段时间内要做的事。这不，刚刚从上线的忙碌中转过身来的战士们，又投入到了第二期应用推广计划的制订当中。在这一阶段，将引入工作流等功能的应用，并实现二期需求的开发推广。虽然从门店看来系统已经稳定，但总部系统功能的完善程度，将直接影响到整体系统效率的提高，而这种开发与优化，将是今后一段时间内，项目组全力以赴解决的问题。
路漫漫其修远兮，虎彩文用百年老店的征途也才刚刚拉开序幕，愿海鼎系统助力虎彩文用，一起携手，走向辉煌。
